5W2H importante para sua gestão

Publicado em 16/03/2021

Por Marco Antonio Granado 

Não há, de modo algum, qualquer coisa que seja considerada muito boa que não seja possível aprimorar. 5W2H é uma ferramenta de gestão utilizada nas empresas, colaborando para a percepção das dificuldades e adversidades, como das oportunidades e vantagens, existentes nas empresas, perante distintos prismas, com a capacidade de aprimorar o que já é muito bom.  

Em sua essência, encontramos a condição de propiciar a procura de benefícios competitivos em confrontação aos seus concorrentes de mercado, proporcionando competências de melhoria contínua aos profissionais envolvidos, transformando a tomada de decisões realizada pelos gestores extremamente certeira, desenvolve o planejamento das atitudes, direcionando-as às conquistas dos objetivos a serem alcançados.

Com sua sistematização aprimora diretamente as empresas, contribuindo na organização e planejamento, trazendo inúmeros aperfeiçoamentos aos profissionais envolvidos com sua execução.

Esta ferramenta possibilita o entendimento e existência de problemas, dando a eles o melhor remédio até extingui-los ou minimizá-los, através de análises e tomadas de decisões, gerando o mais assertivo e coerente resultado ao seu final. Entendendo o problema competentemente, podemos agir sobre ele e solucionar todas as dúvidas que aparecerão no decorrer do processo, atingindo a solução certa para o problema.

Na prática, 5W2H utiliza sete perguntas que deverão detalhadamente serem respondidas para cada problema a ser solucionado. Estas são as sete perguntas, sendo elas referenciadas na língua inglesa:

• WHAT: o que é o problema? relatar o problema, o plano de solução apresentado para solucionar este problema;

• WHERE:  onde está o problema? relatar o local da existência do problema, exemplo: departamento, equipamento etc.;

• WHY: por que deve ser solucionado o problema? relatar a razão pela qual devemos dar atenção a este problema, e consequentemente empenhar-se em resolvê-lo;

• WHEN: desde quando o problema existe? relatar a partir de quando o problema acontece, bem como, o prazo para solucioná-lo, com suas fases de atuação sobre o problema, seus cronogramas de entrega até solução definitiva do problema;

• WHO: quem serão os responsáveis pela solução do problema? relatar quem serão os responsáveis pelo acompanhamento e ações da solução deste problema ou sua melhoria, exemplo: profissional, equipe etc.;

• HOW: Como será o processo de solução do problema?  relatar o desenho (fluxograma) do processo a ser realizado para a solução do problema, portanto, detalhar suas fases, os trabalhos a serem realizados, enfatizando as fases críticas e não críticas a serem percorridas para a solução do problema;

• HOW MUCH: Quanto custará a solução do problema? relatar os valores a serem dispendidos para a solução do problema, desde seu primeiro momento até sua conclusão, apurando qual será o investimento para resolvê-lo, abrangendo custos adicionais envolvidos nesta solução de forma macro na empresa.

Observamos nestas sete perguntas um detalhamento do problema, visualizando-o de maneira transparente e amplo, dando ao gestor uma condição de decisão mais eficaz. Uma simples planilha de Excel, o 5W2H pode ser aplicado, facilitando muito sua aplicabilidade para resolver problemas nas empresas.

Portanto, criar um planejamento eficiente para resolver problemas facilita muito a atuação dos gestores, resultando em tomadas de decisões mais certeiras, gerando melhores resultados operacionais e financeiros, 5W2H dará uma grande ajuda neste quesito.

Marco Antonio Granado é empresário contábil, contador, palestrante e escritor de artigos empresariais. Também atua como consultor empresarial nas áreas contábil, tributária, trabalhista e de gestão empresarial. É bacharel em contabilidade e direito com pós-graduação em direito tributário e processo tributário, além de mestre em contabilidade, controladoria e finanças. Atua como consultor contábil, tributário, trabalhista e previdenciário do SINFAC-SP e da ABRAFESC e é membro da 5ª Seção Regional do IBRACON.