ADMINISTRAR EMPREGADOS É BUROCRÁTICO - PARTE 1

Por Marco Antonio Granado 

Os empregados são parte integrante essencial na operação das empresas, sem eles talvez os gestores tenham dificuldades para alcançar os resultados planejados e o sucesso desejado, portanto são um grande “patrimônio” para as empresas, mas, infelizmente, administrar este “patrimônio” não é nada fácil.

A administração dos empregados deve estar balizada, inicialmente, em dois pontos principais:

1. administração legal dos empregados: contemplando atender todas as exigências legais oriundas da CLT (Consolidação da Leis do Trabalho) e demais legislações trabalhistas;
2. administração da gestão dos empregados: contemplando atender a gestão operacional dos empregados, procurando atender os desejos, ambições, aspirações, interesses, expectativas e sonhos, bem como, tentar evitar, ou mesmo minimizar, as aflições, angústias, preocupações, tensões e desconfortos dos empregados em seu cotidiano laboral.

Nesta primeira parte do artigo, teremos como foco o item “a” citado acima, a “administração legal dos empregados” e, na parte seguinte, a “administração da gestão dos empregados”.

Sendo assim, a “administração legal dos empregados” dos empregados exige um conjunto de rotinas e obrigatoriedades que devem ser realizadas pela área trabalhista das empresas, tendo em vista toda burocracia nesta contida por normas legais que, por ventura não absorvida e digerida, poderá gerar sanções fiscais, reclamações trabalhistas e insatisfação da equipe de trabalho, sendo elas:

a) admissão do empregado: as normas da admissão são regidas pela CLT, registrando seu empregado desde o seu primeiro dia de trabalho, sendo inseridos os seus dados no eSocial, dentre outras providências legais;

b) remuneração/salário: deve estar em consonância com o piso da categoria, e/ou com o salário mínimo estadual e federal, sendo observadas as equiparações salariais com outros empregados existentes na empresa e inserido suas alterações no eSocial, dentre outras providências legais;

c) registro e controle de ponto: para a empresa com mais de dez empregados será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pelo Ministério do Trabalho;

d) férias: a legislação assegura a todos os empregados um período de folga ou descanso, denominado férias, após cada período de 12 meses de vigência do contrato de trabalho (período aquisitivo), dando o direito ao empregado um período de férias de 30 dias sem prejuízo de sua remuneração/salário, sendo inserido seus dados no eSocial, dentre outras providências legais;

d) 13º salário: gratificação de Natal, uma espécie de salário extra, concedida a todo empregado devidamente registrado e geralmente paga nos meses de novembro e dezembro de cada ano, podendo ser antecipado em algumas circunstâncias, sendo inserido de seus dados no eSocial, dentre outras providências legais;

e) atualização da CTPS: A CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) dos empregados deve ser atualizada toda vez que ocorrer: aumentos salariais, férias, alteração de cargo e contribuição sindical, desde que seja física. Recentemente tivemos a implementação da CTPS digital que, gradativamente, está sendo assimilada pelos empregados e empregadores, sendo inseridas suas alterações no eSocial, dentre outras providências legais;

f) atualização do livro de registro dos empregados: deve ser atualizado quando ocorrer movimentações salariais, férias, alteração de cargo, contribuição sindical e afastamento médico, dentre outras ocorrências. Recentemente tivemos a implementação do livro de registro dos empregados digital que, gradativamente, está sendo assimilado pelos empregados e empregadores, sendo inseridas suas alterações no eSocial, dentre outras providências legais;

g) folha de pagamento/adiantamento salarial: a empresa é obrigada a preparar folha de pagamento/adiantamento salarial para que possa realizar os devidos pagamentos a seus empregados. Devendo ser elaborada mensalmente, contendo os segurados empregados, os trabalhadores avulsos e contribuintes individuais (autônomos e empresários), bem como as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais, gerando holerites de pagamento individualizados por empregado ou trabalhador, sendo inseridos seus dados no eSocial, dentre outras providências legais.

h) tributos e encargos sociais: devem ser gerados GPS (Guia da Previdência Social), DCTFW (Declaração de Débitos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos), GRF (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações para a Previdência Social), DARF (Documento de Arrecadação da Receita Federal) e GRCS (Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical), dentre outros, sendo inseridos seus dados no eSocial, dentre outras providências legais

i) rescisão do contrato de trabalho: ocorre na ruptura do contrato de trabalho entre as partes (empregado e empregador), sendo emitido o “termo de rescisão de contrato de trabalho” respeitando as normas do Ministério do Trabalho e da CLT, sendo inseridos seus dados no eSocial, dentre outras providências legais;

j) CAT (Comunicado de Acidente de Trabalho): documento emitido para reconhecer um acidente de trabalho uma doença ocupacional. Deve ser emitido pela empresa no prazo de um dia util ou, se ocorreu óbito, imediatamente, sendo inseridos seus dados no eSocial, dentre outras providências legais;

k) RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): é uma obrigação acessória pela qual a empresa fornece para a gestão governamental do setor do trabalho a coleta de dados da empresa e seus empregados.

l) DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte): obrigação acessória realizada pelo empregador com o objetivo conceder informações para a Secretaria da Receita Federal do Brasil;

m) aplicação do dissídio coletivo: anualmente, os Sindicatos Patronal e dos Empregados reúnem-se para definir reajustes e normas coletivas de interesse dos empregados e dos empregadores. É uma norma que deve ser respeitada e aplicada pela empresa;

n) segurança e medicina do trabalho: devem ser observadas e atendidas as normas regulamentadoras de segurança e medicina do trabalho como, por exemplo: NR7, NR9, dentre outras;

o) PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador): programa de complementação alimentar ao qual o governo, empresa e empregados partilham responsabilidades e têm como princípio norteador o atendimento ao empregado de baixa renda, melhorando suas condições nutricionais e gerando, consequentemente, saúde, bem-estar e maior produtividade.

Os empregadores ainda insistem em não respeitar as normas que norteiam a área trabalhista, conduzindo sua “administração legal dos empregados” de forma imatura, negligenciando o bom senso e os diretos dos empregados, tornando sua empresa vulnerável e construindo um contencioso trabalhista enorme.

Enfim, não podemos deixar de fazer uma reflexão, ou seja, administrar empregados é burocrático. Nos encontramos no próximo artigo onde contemplarei a “administração da gestão dos empregados”.

Marco Antonio Granado é empresário contábil, contador, palestrante e escritor de artigos empresariais. Também atua como consultor empresarial nas áreas contábil, tributária, trabalhista e de gestão empresarial. É bacharel em contabilidade e direito com pós-graduação em direito tributário e processo tributário, além de mestre em contabilidade, controladoria e finanças. Atua como consultor contábil, tributário, trabalhista e previdenciário do SINFAC-SP e da ABRAFESC e é membro da 5ª Seção Regional do IBRACON.