CADASTRO: APLIQUE O TESTE ANUAL DE ESTRESSE

Faltando poucos dias para o encerramento do ano, hora de diminuir o ritmo das operações e voltar as atenções para a esteira de produção, documentos operacionais e ajustar os detalhes, aguardando o ano novo que se avizinha.

Este é o momento ideal para a prática do chamado “teste anual de estresse”, o qual analisa, por amostragem, os cadastros dos nossos clientes e seus sócios, procuradores e representantes.

Ora, o nosso Manual de Política de PLD/FT, modelo ofertado pelo SINFAC-SP e que deve ser adaptado para sua empresa de acordo com o porte e volume de operações, traz sugestões de prazos para a revalidação cadastral, que deve ser proporcional ao tamanho de cada empresa, levando em consideração o número de clientes, tamanho, tempo de relacionamento etc.

Não existe uma regra impositiva, dizendo que deve ser em tal prazo a revalidação do cadastro, mas todos os doutrinadores e experts no assunto aconselham que o prazo de renovação não seja superior a dois anos, podendo ser menor (quanto menor, melhor!).

A regra do COAF determina apenas que, no ato de cada operação, verifiquemos se o cadastro está atualizado, dentro do prazo que a própria empresa estipula, no momento da formação do seu manual (adequação para o seu porte e volume de operações).

Entretanto, sabemos que, além da correria normal da nossa atividade, o ano de 2016 foi completamente atípico, e nem sempre é possível atender esta demanda.

Diante disso, sugerimos a aplicação do referido teste. No final do ano, por amostragem, pegue uma base razoável de cadastros de clientes (sócios, procuradores e demais representantes) e verifique se está devidamente revalidada dentro do prazo ajustado.

Anote em ata e, caso tenha alguma necessidade de ajuste, determine claramente quem deve fazer, o prazo e o retorno, confirmando se de fato foi ajustado.

E lembre-se: cadastro é peça fundamental para conhecer o seu cliente. Golpista não gosta de renovar cadastro e, diante disso, quanto menor o prazo de renovação, mais cedo você irá “espantar” o eventual golpista da sua carteira!

Cadastro não é despesa e tampouco perda de tempo, é investimento na preservação do nosso recurso investido.

Alexandre Fuchs das Neves é advogado e consultor jurídico do SINFAC-SP – Sindicato das Sociedades de Fomento Mercantil Factoring do Estado de São Paulo.