GESTÃO POR PROCESSOS

O que é processo para a gestão? A palavra processo origina-se do latim: “procedere” (método, sistema, maneira de agir ou conjunto de medidas tomadas para atingir algum objetivo). Parcialmente, ela está conectada ao termo “percurso”, e quer dizer: avançar ou caminhar para a frente.

O que é gestão por processo? Também conhecido como gerenciamento por processo de negócios (Business Process Management) ou BPM, trata-se de uma temática organizacional que possui o objetivo de fornecer ferramentas e recursos que permitam analisar, definir, otimizar, monitorar e controlar processos nos negócios. Com isso, é possível medir e melhorar o desempenho dos processos de operações interdependentes.

No âmbito empresarial, este processo é um exercício operacional contínuo e repetitivo, contém em sua estrutura uma sequência de procedimentos que acarretam um resultado programado e desejável.

Toda esta organização dos processos deve trabalhar direcionada ao objetivo principal da empresa, sempre alinhada às suas estratégias.

O maior equívoco na gestão das empresas é ir atrás dos culpados no momento em que se detecta uma falha ou erro operacional, o correto é perguntar:

- Qual foi o processo utilizado?

- Qual o erro neste processo?

- Interpretamos mal o processo que estava pré-definido?

A visão na gestão do processo nos dá a certeza de que não pode existir um departamento feliz (que atingiu suas metas) e outros infelizes (que não atingiram suas metas). Caso isto ocorra, certamente há algo errado em nossa empresa.

Ao aplicar a gestão de processo, prepare-se para o desapego. Devemos entender nossa operação de forma detalhada, para definir um processo objetivo, proporcionando clareza e cor para quem os adotar.

Como definir bem os sistemas de processos, realizando as seguintes perguntas:

- Quais são as saídas que entrego?

- Quais são as entradas que recebo?

- Quais indicadores aplico no meu processo?

- Quais são os recursos necessários para o meu processo?

Em cada um dos processos, podemos ter mais de um departamento envolvido. Ou seja, independentemente da área, os departamentos se alteram à medida que os processos são executados. O importante é que o processo funcione, e todos atuem corretamente e de forma transparente.

Cada processo deve ser:

- Adaptável: facilmente moldável às mudanças de necessidade.

- Eficaz: o produto resultante satisfaz às necessidades dos clientes.

- Eficiente: opera com recursos satisfatoriamente controlados.

- Controlável: variabilidade mínima, riscos conhecidos e controlados.

- Formalizado: está descrito em documentos formais e aprovados.

- Mensurável: são estabelecidos indicadores para a obtenção de informações.

Faça sempre um ckecklist destes itens citados acima, para cada um de seus processos.

Criar bons indicadores para os processos nos dá a possibilidade de auferir e mostrar se o processo é bom ou ruim, e como ele está.

A gestão por processos:

- Reduz riscos.

- Determina objetivos e indicadores.

- Traz oportunidades.

- Gera um plano de ações.

Para desenvolver cada processo, devemos seguir a seguinte cartilha:

- Missão do processo.

- Objetivo do processo e seus respectivos indicadores.

- Entrada e saída do processo.

- Recursos do processo.

- Controles do processo.

- Responsabilidades e autoridades do processo.

- Dono do processo.

- Riscos.

- Oportunidades.

- Melhorias.

Desenvolver uma gestão por processo é um grande desafio, que requer visão, comprometimento, conhecimento, controle e, acima de tudo, determinação. Mas é uma ferramenta importante para o sucesso de sua empresa. Faça esta experiência e saberá o sabor de uma gestão profissional e competente.

Marco Antonio Granado é empresário contábil, contador, palestrante, escritor de artigos empresariais e consultor empresarial nas áreas contábil, tributária, trabalhista e de gestão empresarial. Bacharel em direito, pós-graduado em direito tributário e processo tributário e mestrando em contabilidade, controladoria e finanças na FIPECAFI, é consultor contábil, tributário, trabalhista e previdenciário do SINFAC-SP – Sindicato das Sociedades de Fomento Mercantil Factoring do Estado de São Paulo.

(Publicado em 26/09/19)