LIVRO, FICHA OU SISTEMA ELETRÔNICO DE REGISTRO DE EMPREGADOS

Admitir um empregado é um processo complexo para o empregador, desde o momento de sua definição quanto a necessidade deste empregado, até na execução do registro de admissão.

O empregador no momento final da admissão do empregado, deverá transcrever sua qualificação dentre outras informações, e para realizar esta transcrição, poderá optar por um dos sistemas:

1. Livro de Registro de Empregados;
2. Ficha de Registro de Empregados, ou
3. Sistema Eletrônico de Registro de Empregados.

Estas são as opções que o empregador poderá optar para cadastrar o registro de seu empregado, devendo escolher dentre elas uma das opções para registrar todos os seus empregados uniformemente, sendo este um dos processos obrigatórios na admissão do empregado para os empregadores pessoas jurídicas e seus equiparados que possuam empregados.

E assim, inserir todas as informações dos empregados e suas alterações, durante o período em que permanecer o vínculo empregatício do empregado, sendo também, um documento solicitado por agentes fiscalizadores do Ministério do Trabalho, conforme determina a CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) em seu artigo 41:

“artigo 41 - Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.

Parágrafo único - Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.”

Portanto, o empregador não deve ter um empregado exercendo atividade laboral, sem estar devidamente registrado, ou seja, com seus dados não transcritos em uma das três opções facultadas pela legislação, caso possua esta condição, estará sujeito à multa de R$ 3.000,00 por funcionário não registrado, exceto para o empregador com porte de microempresa ou empresa de pequeno R$ 800,00 por funcionário não registrado.

As informações do empregado a serem inseridas pelo empregador de forma genérica são:

1. qualificação profissional;
2. dados relacionados à admissão do trabalhador; 
3. duração e efetividade do trabalho; 
4. férias; 
5. acidente de trabalho 

O registro eletrônico dos empregados, incluindo as suas anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social, passa a ser feito por intermédio do e-Social, conforme determina a Portaria nº 1.195/2019, da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho.

Nesta Portaria, os artigos 1º e 2º definem:

“artigo 1º - As anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social em meio eletrônico, denominada Carteira de Trabalho Digital, bem como o registro eletrônico de empregados serão realizados por meio das informações prestadas ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - eSocial, instituído pelo Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014.

Art. 2º Compõem o registro de empregados os dados relativos à admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador que deverão ser informados nos seguintes prazos:.....................”

É importante saber:

Neste momento, para que o empregador substitua o livro físico, ou seja, o Livro de Registro de Empregados ou a Ficha de Registro de Empregados, deverá via e-Social, ter realizado anteriormente a opção desta utilização no campo

 {indOptRegEletron} do evento S-1000 - Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público.

Mas, se o empregador ainda não optou em realizar seus registros por meio eletrônico, deverá realizá-los por intermédio do portal do e-Social, de um novo evento S-1000.

Sendo possível ainda a ele manter o livro físico – Livro de Registro de Empregados e Ficha de Registro de Empregados, terá um prazo limite de 365 dias para se ajustar a esta nova modalidade de registro eletrônico via e-Social.

O empregador deve manter em ordem a documentação e registro de seus empregados, atendendo a legislação das obrigações trabalhistas, resguardando-se de problemas com o fisco e possíveis processos trabalhistas futuros.

Marco Antonio Granado, empresário contábil, contador, palestrante, escritor de artigos empresariais, consultor empresarial nas áreas contábil, tributária, trabalhista e de gestão empresarial. Bacharel em contabilidade e direito, pós-graduado em direito tributário e processo tributário, mestre em contabilidade, controladoria e finanças na FIPECAFI. É consultor contábil, tributário, trabalhista e previdenciário do SINFAC-SP (Sindicato das Sociedades de Fomento Mercantil Factoring do Estado de São Paulo), palestrante da ANFAC (Associação Nacional do Fomento Comercial) e membro da 5ª Seção Regional do IBRACON (Instituto dos Auditores Independentes do Brasil

(Publicado em 28/01/21)