1. Verifique os antecedentes antes da contratação
Um processo de contratação consistente é fundamental para a saúde e a longevidade de um negócio, certo? Por isso, os seus proprietários devem tomar algumas medidas antes de contratar seus funcionários, entre elas, verificar os antecedentes e as referências de contato. Tomando esse tipo de atitude, você pode eliminar uma grande quantidade de potenciais empregados desonestos e evitar fraudes futuras.

2. Tenha funcionários para supervisionar informações financeiras
Outra orientação é atribuir a mais de uma pessoa o controle da contabilidade, já que há maior chances de o roubo acontecer se apenas uma pessoa tiver acesso às informações.

3. Limite o acesso dos demais funcionários a informações
Empregados devem ter acesso apenas aos dados e documentos de que precisam para fazer seu trabalho. Se alguém não precisa de acesso ao pagamento de contas e à folha de pagamento, você não deve fornecer acesso a essas informações. Coloque os controles de proteção de senha em documentos ou pastas aos quais apenas os gestores tenham acesso, orienta Luis Vieira.

4. Realize auditorias e controles
Faça revisões aleatórias e sem aviso prévio de diversas operações – dentro dos departamentos de estoque e contabilidade, bem como nas áreas de tesouraria, folha de pagamento e reembolso – para confirmar a sua legitimidade. Após as auditorias, ajuste e implemente novos controles para consertar as fragilidades identificadas.

5. Ajuste seus sistemas e processos
Certifique-se de que o sistema pelo qual passam as informações é seguro, fazendo ajustes e revisando as travas. Não adianta ter um sistema de uma grande marca ou de grande utilização mundial se os processos que o antecedem não estão estabelecidos. O sistema é uma consequência do processo, e este é consequência das pessoas.

Embora não exista um método 100% infalível para evitar fraudes em uma empresa, a adoção das medidas de segurança citadas pode diminuir significativamente as oportunidades de roubos dos funcionários.